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Que
Ofrecemos
Observando las necesidades de los clientes de los correos hemos
detectado la necesidad de las empresas de gran movimiento de
información postal, de implementar un sistema que facilite el control,
seguimiento y gestión de las piezas postales, movimiento interno,
bolsines, moto mensajería, paquetería, etc.
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Por eso hemos
desarrollado herramientas para el control de la correspondencia interna
de este tipo de empresas.
¿A quién
está dirigido el software de Mailroom?
A empresas
postales que se involucren dentro del funcionamiento de sus clientes en
el sector de mailroom.
A empresas de mucho volumen de correspondencia interna.
A empresas que tercearicen sus envíos del sector de mailroom con muchos
correos o distribuidores y necesiten mayor control de los envíos.
A empresas que necesiten un control de gastos postales .
A empresas que envían sus productos como un paquete direccionado con
entrega propia.
A quienes que poseen una base de datos de clientes a las cuales
le desean imprimir etiquetas con código de barras para facilitar el
seguimiento.
A jefes de correspondencia que desean agilizar el trabajo de su sector
o controlar o delegar en forma fácil ciertas tareas
A emprendimientos de e-commers
A empresas de cobranzas
¿En qué
tipos de empresas se implementa el software de Mailroom ?
En Hospitales,
editoriales, bancos, obras sociales, entidades estatales, consultoras,
universidades, petroleras, etc.
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Funcionamiento General
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Previamente
se cargan los parámetros de todo el personal de la empresa, todos los
distribuidores, carteros, correos, personal interno, etc.
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Los
distintos sectores del la empresa envían la información magnética o vía
e-mail al encargado del Mailroom, o bien los sobres con los datos de
remitentes y destinatarios.
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El
encargado del Mailroom recibe esa información y la ingresa a su sistema
mediante una carga rápida e inteligente.
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Luego
de que la información esta ingresada en el sistema se puede identificar
al sobre de las siguientes maneras:
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En
la carga el sistema enumera a la pieza e imprimen etiquetas con código
de barras.
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Se
imprimen acuses con código de barras.
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Se
imprimen otro tipos de formularios como ser remitos, ordenes de
trabajo, ordenes de retiro, formulario de tramites. etc.
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Se
imprimen hojas con los datos de destinatario y código de barra para
ensobrar con sobre ventanas.
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Se
le otorga a los distintos sectores u oficinas planchas de estampillas
para que se la pegue cada destinatario en el sobre
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Se
lee el código de barras de aquellos sobres que ya posean un código de
identificación, sobre todo de correo entrante de remitentes externos a
la empresa.
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Se
identifican las piezas pegando las etiquetas o acuses, o formularios a
cada sobre respectivo.
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En
todo el sistema se podrá identificar al envió mediante este códigos de
barras.
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Se
armaran los recorridos, seleccionando el cartero, personal interno,
distribuidor externo o auditor. Y Se imprimen opcionalmente las
planillas de recorrido y/o las planillas de control de distribución con
los totales de sobres y servicios.
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Una
vez vuelta la información de entrega, se leen los códigos de barras,
identificando los sobres que volvieron sin entregar, cargándole el
motivo de no entrega, en el caso de ser una reprogramación volverán a
salir con el mismo código de identificación.
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También
se leerán los acuses que volvieron correctamente, y se ingresaran los
datos del receptor para luego ser consultados telefónicamente.
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Luego
se podrán hacer rendiciones mediante lectura de los sobres y ser
enviada en forma impresa o vía e-mail a quien corresponda.
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En
el sistema se podrán realizar consultas, reclamos de los distintos
remitentes, gráficos estadísticos, informes.
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Toda
esta información puede ser enviada a una página Web para ser consultada
por los Remitentes de los sobres.
Cada circuito varía en base
al tipo de empresa o en base a cada necesidad del cliente y se
desarrollan módulos a medida.
Que es el mailroom?
Algunos conocen el mailroom como
correo interno, correspondencia interna, conserjeria.
El mailroom se trata de todo el
mecanismo por el cual una empresa maneja su correspondencia interna,
tanto entrante como saliente a las distintas sucursales.
El encargado del mailroom se
encarga de coordinar a los cadetes para que realizen un recorrido por
las sucursales recolectando de cada sector o de cada bandeja o buzon
cada correspondencia, en gral dirigidas a un sector o empleado de
alguna de las sucursales u oficinas de la la empresa.
A la vez que el cadete recolecta
tambien puede entregar envios
El encargado del mailroom
tambien coordina la consolidacion de envios salientes osea los que
irian a entidades o personas fuera de su propia empresa, como ser
clientes o proveedores y en gral esto se lo entregan a una empresa de
correo privado o courier para la entrega, una vez entregados el
encargado del mailroom almacena la informacion para dar respuesta a los
remitentes.
El mailroom no solo entrega
correspondencia o documentos, sino muchas veces articulos, paquetes,
muestras de productos, regalos empresariales y otros articulos.
La importancia del mailroom
radica no solo en la cantidad de envios sino en la importancia, por
ejemplo un sector de mailroom perdio una licitacion millonaria porque
el sobre de la licitacion quedo sin entregar en el escritorio de la
secretaria
Por eso radica la importancia de
la implementeacion de un software o sistema para mailrroom en ciertos
casos
Mediante una identificacion del
envio correcta y un seguimiento y control del mismo se logra tener un
control exacto del mismo
Tambien un seguimiento o
tracking por Internet permite que los empleados y destinatarios
controlen exactamente en el momento en que estados estan sus envios
para anticiparse a los problemas que se puedan producir
CONTACTO
Director: Gabriel Lerman
Murcia 1592 CP (1414)
Capital Federal, Argentina
Tel. / Fax: (+54-11) 4854-8211
Celular: (+54-9-11) 3 104 0043
E-mail: presis@fibertel.com.ar |
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