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Que Ofrecemos
Observando las necesidades de los clientes de los correos hemos detectado la necesidad de las empresas de gran movimiento de información postal, de implementar un sistema que facilite el control, seguimiento y gestión de las piezas postales, movimiento interno, bolsines, moto mensajería, paquetería, etc.

Por eso hemos desarrollado herramientas para el control de la correspondencia interna de este tipo de empresas.

¿A quién está dirigido el software de Mailroom?

A empresas postales que se involucren dentro del funcionamiento de sus clientes en el sector de mailroom.
A empresas de mucho volumen de correspondencia interna.
A empresas que tercearicen sus envíos del sector de mailroom con muchos correos o distribuidores y necesiten mayor control de los envíos.
A empresas que necesiten un control de gastos postales .
A empresas que envían sus productos como un paquete direccionado con entrega propia.
A quienes  que poseen una base de datos de clientes a las cuales le desean imprimir etiquetas con código de barras para facilitar el seguimiento.
A jefes de correspondencia que desean agilizar el trabajo de su sector o controlar o delegar en forma fácil ciertas tareas
A emprendimientos de e-commers
A empresas de cobranzas

¿En qué tipos de empresas se implementa el software de Mailroom ?

En Hospitales, editoriales, bancos, obras sociales, entidades estatales, consultoras, universidades, petroleras, etc.

 

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Funcionamiento General

  1. Previamente se cargan los parámetros de todo el personal de la empresa, todos los distribuidores, carteros, correos, personal interno, etc.

  2. Los distintos sectores del la empresa envían la información magnética o vía e-mail al encargado del Mailroom, o bien los sobres con los datos de remitentes y destinatarios.

  3.  El encargado del Mailroom recibe esa información y la ingresa a su sistema mediante una carga rápida e inteligente.

  4. Luego de que la información esta ingresada en el sistema se puede identificar al sobre de las siguientes maneras:

  5. En la carga el sistema enumera a la pieza e imprimen etiquetas con código de barras.

  6. Se imprimen acuses con código de barras.

  7. Se imprimen otro tipos de formularios como ser remitos, ordenes de trabajo, ordenes de retiro, formulario de tramites. etc.

  8. Se imprimen hojas con los datos de destinatario y código de barra para ensobrar con sobre ventanas.

  9. Se le otorga a los distintos sectores u oficinas planchas de estampillas para que se la pegue cada destinatario en el sobre

  10. Se lee el código de barras de aquellos sobres que ya posean un código de identificación, sobre todo de correo entrante de remitentes externos a la empresa.

  11. Se identifican las piezas pegando las etiquetas o acuses, o formularios a cada sobre respectivo.

  12. En todo el sistema se podrá identificar al envió mediante este códigos de barras.

  13. Se armaran los recorridos, seleccionando el cartero, personal interno, distribuidor externo o auditor. Y Se imprimen opcionalmente las planillas de recorrido y/o las planillas de control de distribución con los totales de sobres y servicios.

  14. Una vez vuelta la información de entrega, se leen los códigos de barras, identificando los sobres que volvieron sin entregar, cargándole el motivo de no entrega, en el caso de ser una reprogramación volverán a salir con el mismo código de identificación.

  15. También se leerán los acuses que volvieron correctamente, y se ingresaran los datos del receptor para luego ser consultados telefónicamente.

  16. Luego se podrán hacer rendiciones mediante lectura de los sobres y ser enviada en forma impresa o vía e-mail a quien corresponda.

  17. En el sistema se podrán realizar consultas, reclamos de los distintos remitentes, gráficos estadísticos, informes.

  18. Toda esta información puede ser enviada a una página Web para ser consultada por los Remitentes de los sobres.

Cada circuito varía en base al tipo de empresa o en base a cada necesidad del cliente y se desarrollan módulos a medida.

Que es el mailroom?

Algunos conocen el mailroom como correo interno, correspondencia interna, conserjeria.

El mailroom se trata de todo el mecanismo por el cual una empresa maneja su correspondencia interna, tanto entrante como saliente a las distintas sucursales.

El encargado del mailroom se encarga de coordinar a los cadetes para que realizen un recorrido por las sucursales recolectando de cada sector o de cada bandeja o buzon cada correspondencia, en gral dirigidas a un sector o empleado de alguna de las sucursales u oficinas de la la empresa.

A la vez que el cadete recolecta tambien puede entregar envios

El encargado del mailroom tambien coordina la consolidacion de envios salientes osea los que irian a entidades o personas fuera de su propia empresa, como ser clientes o proveedores y en gral esto se lo entregan a una empresa de correo privado o courier para la entrega, una vez entregados el encargado del mailroom almacena la informacion para dar respuesta a los remitentes.

El mailroom no solo entrega correspondencia o documentos, sino muchas veces articulos, paquetes, muestras de productos, regalos empresariales y otros articulos.

La importancia del mailroom radica no solo en la cantidad de envios sino en la importancia, por ejemplo un sector de mailroom perdio una licitacion millonaria porque el sobre de la licitacion quedo sin entregar en el escritorio de la secretaria

Por eso radica la importancia de la implementeacion de un software o sistema para mailrroom en ciertos casos

Mediante una identificacion del envio correcta y un seguimiento y control del mismo se logra tener un control exacto del mismo

Tambien un seguimiento o tracking por Internet permite que los empleados y destinatarios controlen exactamente en el momento en que estados estan sus envios para anticiparse a los problemas que se puedan producir

CONTACTO
Director: Gabriel Lerman
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